В мире малого бизнеса существует парадокс: предприниматели либо пытаются вести учёт в «табличках» Excel, «закапывая» данные в хаотичных файлах, либо сразу приобретают тяжеловесные ERP-системы, функционал которых используют незначительно относительно их возможностей. Кроме этих путей автоматизации учёта существует и третий в виде применения продуктов, работающих по модели SaaS (программное обеспечение как услуга). Это отдельный класс решений, который заслуживает детального разбора. В данной статье мы фокусируемся на связке Excel + надстройки как на самостоятельном инструменте, а вопрос «Excel или SaaS» вынесем в отдельный материал.
Инструменты Microsoft Excel в связке с VBA (встроенном языке программирования), надстройками Power Query и Power Pivot представляют собой мощный набор инструментов при решении задач учёта и аналитики в период активного роста компании. Когда оборотов еще недостаточно для внедрения 1С, SAP или других, но уже слишком много, чтобы вести учет «в тетрадочке», считать на калькуляторе или обычных таблицах Excel и «склеивать» отчеты вручную.
Главная выгода набора Microsoft Excel+VBA+Power Query+Power Pivot – гибкая и быстрая адаптивность. С помощью Power Query, инструмента получения и преобразования данных, компания за час может настроить автоматическую выгрузку из клиент-банка, сайта и складской программы, очистить данные и привести их к «умной» таблице. Power Pivot позволяет строить многомерные модели данных (OLAP) непосредственно в Excel для отчётов и дашбордов, например, по себестоимости, выручке, прибыли в разрезе менеджеров, номенклатуры и каналов трафика. Если же требуются особые функции, в дело вступает VBA. Например, программный робот раскладывает ведомости по папкам компьютера, отправляет письма с отчетностью, до заполняет справочники, контролирует уникальность позиций. Внедрение такого комплекса окупается очень быстро, так как не требует покупки дорогостоящих лицензий и услуг программистов специализированных программных продуктов типа 1С.
Однако возможности Excel имеет жесткие границы, о которых многие узнают слишком поздно. Первое ограничение – это параллельная работа. Как только два менеджера одновременно открывают файл на сетевом диске, растет риск конфликта версий и потери данных. Excel не умеет блокировать записи на уровне строк – либо весь файл доступен для редактирования, либо «только чтение».
Второе ограничение – масштабирование модели данных. Power Pivot способен обрабатывать миллионы строк, но интерфейс построения отчетов остается настольным. Вы не сможете дать клиенту доступ в свою модель через браузер, не развернув Power BI Service.
Третье ограничение – риск логических ошибок. Формулы легко сломать случайным перетаскиванием ячейки, а VBA-код может «полететь» после обновления версии Office или смены разрядности системы.
Четвертое ограничение – размер файла и производительность. Многие предприниматели сталкиваются с тем, что файл с множеством формул, картинками, неоптимальными запросами Power Query и Power Pivot может «виснуть», имея размер в 100 МБ или меньше.
Сигналы к переходу на специализированные учетные программы становятся очевидными, когда бизнес перерастает возможности учёта в Excel. Если вы тратите больше времени на поддержание целостности файлов и поиск сломанных ссылок, чем на анализ данных – это первый звонок. Второй индикатор – потребность в сквозном учете по принципу двойной записи. Excel отлично считает продажи, но для корректного расчета налога на прибыль или себестоимости по партиям с методом ФИФО без серьёзных доработок файлов могут возникать ошибки. И, наконец, разграничение прав доступа. Когда собственник хочет, чтобы коммерческий директор видел прибыль, но не видел зарплату сотрудников, а кладовщик менял остатки, но не трогал цены закупки, стандартные средства Excel бессильны без дополнительных ухищрений.
Специализированные программы в этот момент становятся не роскошью, а необходимостью. Они берут на себя учетную политику, исправление ошибок методами «сторно», целостность данных на уровне SQL и механизмы безопасности.
Резюмируя, стратегия бизнеса в автоматизации учёта может выглядеть так: Excel с надстройками – идеальный инструмент для стартапов, микро и малого бизнеса, который дешево автоматизирует рутину. Но как только компания выходит на определенный уровень оборотов, например свыше 50–100 млн рублей в год или сталкивается с аудитом и сложным налоговым учетом, необходимо своевременно мигрировать в профессиональные системы, оставляя Excel только для гибкой аналитики готовых данных и подготовки управленческих отчётов. В то же время, предприниматель может изначально принять ряд мер, чтобы в учёте при помощи инструментов Microsoft Excel+VBA+Power Query+Power Pivot не возникало хаоса и заложить «мостик» для перехода на специализированные учетные программы. Как это сделать, я расскажу в одном из следующих материалов.