Переход с учёта в Excel на специализированную учетную программу часто становится стрессом именно из-за того, что данные в Excel живут «как получилось». Чтобы миграция прошла быстро, дёшево и без потери данных, нужно закладывать «мостик» для перехода уже на этапе работы в таблицах. Многие пользователи не знают и не догадываются о методах работы с данными, позволяющих облегчить как учёт в электронных таблицах, так и последующий перенос информации в программы.
Вот четыре конкретных рекомендации, которые предотвращают хаос в таблицах и позволяют подготовить данные, готовые к импорту.
1. Присвойте уникальные идентификаторы (ID)
В Excel мы часто ищем клиента по названию. Но «ООО ‘Альфа’» и «Альфа ООО» для программы — два разных контрагента.
Рекомендация: введите уникальные артикулы для товаров, а для клиентов — номер договора или внутренний код. ИНН также подойдёт, только если он строго уникален для вашей задачи. Пропишите ID отдельной колонкой. При переносе программа свяжет данные по этим ключам, а не по названиям, где ошибка на одну букву, пробел, другой знак делает один объект разными объектами с точки зрения программы.
2. Внедрите справочники и откажитесь от свободного текста
Записанную в ячейку Excel строку «Иванов Петр Николаевич, ООО Ромашка, тел. 5555555» программа при необходимых настройках разложит по полям «ФИО», «Юрлицо», «Телефон». А вот со следующей за ней информацией из другой ячейки в виде текста «ООО Василёк, Петров Николай Иванович, тел. 3333333» будут проблемы при импорте данных в учётную программу. Хотя, с точки зрения человека понятно, что речь ведётся о двух разных организациях и их сотрудниках.
Рекомендация: ведите справочники по такому принципу. Номенклатура, контрагенты, склады — каждая сущность в отдельном справочнике. Каждый признак такой сущности хранится в отдельной колонке. Например, каждый из признаков номенклатуры (артикул, единица измерения, вид номенклатуры) хранится в своей колонке. А каждая новая позиция номенклатуры заносится в новую строку такого справочника. Именно такой принцип организации информации присутствует в базах данных. При вводе в таблицы Excel используйте выпадающие списки вместо ручного ввода. Это в несколько раз снизит число ошибок и приучит к формату, который любая учётная система поймёт без доработок.
3. Создайте «Золотой файл» в формате простой таблицы
50 файлов, 500 листов, объединённые ячейки, итоги внутри данных, ячейки, залитые цветом для обозначения статусов заказов, данные разных форматов в одной колонке — это непригодно для переноса в учётную программу.
Рекомендация: выделите один лист с условным названием «Загрузка данных по складу». Первая строка — уникальные имена полей без пробелов и специальных символов (%, #, *, переноса строк). Например, «Дата_отгрузки», а не «Дата отгрузки (после 12*»). Каждая строка ниже заголовка — одна операция. Без пустых строк между данными. А в каждой колонке данные одного формата.
Учётная программа при загрузке не увидит цвет ячеек и заливку. Если статус или другой признак обозначался цветом — добавьте колонку «Статус» со словами.
4. Не переносите всё с начала учёта в Excel
Три года оборотов «на всякий случай» — это огромные затраты на перенос и выверку.
Рекомендация: Используйте метод «входящих остатков».
- На фиксированную дату сформируйте акты сверки.
- Введите в новую систему только остатки: товары на складах, деньги, незакрытые сделки/документы по взаиморасчетам.
- Всю детальную историю движений за прошлые периоды оставьте в Excel как архив.
Таким образом, у Excel и учётных программ разные принципы обработки данных. Excel терпит хаос: объединённые ячейки, ручные правки, цвета вместо статусов. Программы работают с жесткими структурами данных. Если вы заранее организуете информацию в электронных таблицах как в базе данных (отдельные колонки, единые форматы, сквозные ID, только остатки на вход), то переход перестаёт быть проблемой. Вместо продолжительной выверки и доработок вы получаете чистый импорт за один день.